پیشینه ومبانی نظری تحقیق سیستم های اطلاعاتی

سیستم­های اطلاعاتی

امروزه سیستم­های اطلاعاتی به عنوان یکی از فناوری­های نوین بشری نه تنها خودش دستخوش تغییراتی شده است، بلکه به سرعت در حال تاثیرگذاری بر روی تمام سازمان­هاست. فناوری اطلاعات در واقع نوعی فناوری فراگیر است و ویژگی­ منحصر به­فرد آن، شمول و نیاز ضروری به آن است. دامنه تغییرات ناشی از این پدیده، بسیار متنوع است و از جانشینی اطلاعات به جای انرژی یا نیروی کار انسانی در بخش تولید صنعتی تا تغییر در بخش درونی خدمات، از خدمات پرسنلی گرفته تا خدمات اجتماعی و سیستم­های توزیع را در بر می­گیرد (صرافی­زاده و پناهی، ۱۳۸۴، ص ۵۲).

سیستم­های اطلاعاتی به مجموعه­ای از اجزای مرتبط با هم گفته می­شود که اطلاعات را به منظور حمایت از تصمیم­گیری و کنترل در یک سازمان جمع­آوری، پردازش، ذخیره و توزیع می­کنند(جانکوفسکی^[۱]، ۲۰۰۹). نگرش سیستمی به جهت جامعیت بالقوه، به یکپارچگی و هماهنگی اطلاعات موجود در سازمان کشیده می­شود و عالی­ترین نمود نگرش سیستمی به سازمان­ها، به استقرار سیستم­های اطلاعات مدیریت منجر می­شود. همان­طور که بیان شد، این سیستم­ها که گردآوری و سازماندهی داده­ها و تولید اطلاعات و انتقال آن را به مدیران به انجام می­رسانند، همچون ناظری  مقتدر در تمامی سطوح سازمان­ها حضور یافته و حیطه معرفتی مدیر را توسعه داده و بینش وی را برای اتخاذ تصمیمات صحیح مهیا می­سازد (طالقانی، ۱۳۸۲، ص ۲). به علت گستردگی و پیچیدگی موجود در سیستم­ها، مدیران اطلاعات و متخصصان اطلاعاتی به سیستم­های اطلاعاتی یعنی سیستم­هایی که به کمک ابزارهای رایانه­ای و فنآوری اطلاعات به گرد­آوری اطلاعات و پردازش سیستم­ها می­پردازند، روی آورده­اند. البته سیستم­های اطلاعاتی به آن نقطه نرسیده­اند که بتوانند فکر کنند، برنامه­ریزی کنند و به چگونگی تغییرات واکنش دهند. هنوز چندین اتاق برای افراد که  این سیستم­ها را اداره می­کنند وجود دارد. باید توجه داشت که فقط یک اقلیت کوچکی از این افراد عملاً سیستم­های رایانه­ای  یا سیستم­های فن آوری اطلاعات را طراحی می­کنند. تعداد زیادی از این افراد کاربر نهایی هستند مانند مدیران، کارکنان اداری و دیگران که از رایانه در زمینه­های شغلی خود استفاده می­کنند (فولی و همکاران^[۲]، ۱۹۹۸، ص ۲۳).

انبوه اطلاعاتی که در پایگاه­های داده شرکت­ها ذخیره می­شود اکثراً آنقدر زیاد هستند که برای مدیران، بی معنی (و غیر قبل استفاده) می­شوند. این آنارشی  هرج و مرج در حجم انبوه اطلاعات نیاز به یک سیستم اطلاعاتی برای رده بندی و تقسیم­بندی آن برای استفاده هر چه بیشتر از آن می­باشد. سیستم­های اطلاعاتی ریشه در تصاویر غارها دارند و اعضای یک قبیله با استفاده از این سیستم­های بسیار اولیه داد و ستد های خود را انجام می­دادند. وقتی میزان دادوستدها اندك و تعداد افرادي كه با يكديگر ارتباط برقرار مي­كنند انگشت شمار باشد مي­توان كارها را با استفاده از این سیستم­ها انجام داد، اما چنانچه میزان معاملات افزایش پیدا کند و افراد بیشتری نیز در این فعالیت­ها در گیر شوند، سیستم­های مورد استفاده باید به مراتب پیشرفته­تر باشد ( بهان و همکاران، ۱۳۷۷، ص ۶).

باید توجه داشت که سیستم­های اطلاعاتی با مدیریت اطلاعات تفاوت دارند، بطوریکه سیستم­های اطلاعاتی در خدمت مدیریت اطلاعات تحت عنوان سیستم­های اطلاعات مدیریت قرار گرفته و از آن استفاده می­کند (واتسون و همکاران^[۳]، ۲۰۱۰). سیستم­های اطلاعاتی به معنی گردآوری، ذخیره، پردازش، پردازش اشاعه و استفاده از اطلاعات است این مساله به نرم افزار و یا سخت­ افزار محدود نمی­شود بلکه اهمیت انسان و هدفهایش را در استفاده از فن­آوری، ارزش­ها و معیار­هایی که در این انتخاب به کار می­رود را در نظر دارد. همچنین ارزیابی نهایی از اینکه این ابزار وسیله­ای برای رسیدن به هدف­هایش بوده­ اند یا خیر را در برمی­گیرد. در صورتی که هدف از مدیریت اطلاعات ارتقای کارآیی سازمان از طریق تقویت توانایی­های آن برای برآورد نیازهای درونی و برونی آن در یک وضعیت فعال و پویا، تثبیت شده است. امروزه مدیران ارزش رقابتی و استراتژیکی سیستم­های اطلاعاتی را به خوبی تشخیص می­دهند. این سیستم اطلاعاتی موجب خواهد شد که تماس­های بین مقامات بالا و پایین سازمان سریع­تر انجام گرفته و با کارایی بیشتری صورت گیرد. برای مثال، رئیس شرکت معروف مایکروسافت، از طریق سیستم پست الکترونیکی شرکت، به صورت منظم با کارکنان در تماس است او هر روز به تعداد زیادی از پیام ها پاسخ می دهد. در شرکت زیراکس هر ماه از ۴۰­هزار مشتری نظر­خواهی می­شود، این داده­ها جمع­آوری و خلاصه می­شوند و نتیجه به مقامات بالای سازمان داده مي­شود.

علاوه بر این صنایع کوچک و متوسط، به عنوان بخش مهم و ضروری در اقتصاد هر کشوری شناخته می­شوند. صنایع کوچک و متوسطی که مایل به بهره­برداری از گسترش بازار هستند باید زیرساخت­های لازم را بوجود آورند. در این میان نقش سیستم­های اطلاعاتی بسیار حائز اهمیت است. با بهره­گیری از سیستم­های اطلاعاتی، مدیریت ارتباط با مشتریان به نحو موثری ارتقا می­یابد، فرآیندهای عملیاتی تحقق یافته و کارایی و اثربخشی سازمان افزایش پیدا می­کند و در نتیجۀ تمام این عوامل، سازمان به مزیت رقابتی بیشتری نسبت به سایر سازمان­ها دست می­یابد (گوپتا، ۲۰۱۱، ص ۱۲). بنابراین با توجه به اهمیت سیستم­های اطلاعاتی برای کسب و کارهای کوچک و متوسط، در ادامه به تعاریفی از سازه­­های آن در راستای درک بهتر سیستم های اطلاعاتی پرداخته می شود.

۲-۲-۱٫ مفهوم داده، اطلاعات، دانش

بسیاری از افراد هنوز فرض می­کنند که بین داده، اطلاعات و دانش، آگاهی و حقیقت موجود در سازمان تفاوتی وجود ندارد. در حالیکه در بسیاری از تحقیقات انجام گرفته بیان کرده­اند که بین این سازه­ها تفاوت­های بسیاری وجود دارد (ویکوم و تئوبالد^[۴]، ۲۰۱۰). برای اینکه با مفاهیمی همچون داده­ها (Data)، اطلاعات (Informaation)، دانش (Knowledge)، آگاهي (Wisdom) و حقيقت (Truth) که اساس پژوهش حاضر نیز بر اساس آن­ها شکل گرفته است، آشنا شویم لازم است تا ابتدا به تعاریفی در رابطه با این سازه­ها بپردازیم و تفاوت­های آن ها را نیز بیان کنیم. و سپس به مقوله­هايي همچون سیستم­ها و سیستم­های اطلاعاتی، طبقه­بندی آن­­ها و … پرداخته می­شود.

داده­ها: واقعيت­هاي مجزا از اتفاقات و حوادث بدون ارتباط با زمان و مکان و مستقل از مفاهيم مي­باشند (تانسلی و توله^[۵]، ۲۰۰۹). وقتي داده­اي به ما ارائه مي­شود، سعي مي­کنيم روشي را براي نسبت دادن معني و مفهوم خاص به آن بيابيم. داده­ها در واقع شامل واقعیت­ها و اشکالی هستند که برای کاربر، بی­معنی می­باشند. اگر عدد ۵ را بعنوان يک داده به ما بگويند، بلافاصله آن را در يک ترتيب و توالي به عدد کوچکتر ۴ و عدد بزرگتر ۶ ارتباط مي­دهيم تا آنرا بفهميم.

اينکه مجموعه­اي از داده­ها،‌ اطلاعات نيست بدين مفهوم است که در صورتي که رابطه­اي بين داده­هاي يک مجموعه وجود نداشته باشد، عملاً امکان تداعي معاني و استخراج مفهوم منسجم از اين داده­ها فراهم نشده و بنابراين آنچه از اين مجموعه بدون ربط با هم بدست مي­آيد،‌ خود نيز داده تلقي مي­گردد. در صورتي که اطلاعات در واقع فهميدن رابطه بين بخش­هاي مختلف اين مجموعه داده­ها و يا اين مجموعه داده­ها با ساير اطلاعات در اختيار ما مي­باشد.

اطلاعات: وقتی که داده­ها پردازش شدند تبدیل به اطلاعات می­شوند. پس اطلاعات، داده­های پردازش شده یا داده­هایی با معنی می­باشند. یا به عبارت دیگر، داده­ها مواد اولیه هستند و به پردازش نیاز دارند تا به اطلاعات تبدیل شوند (صادقی مال امیری، ۱۳۸۹). اطلاعات داراي استقلال مفاهيم براي معاني خود مي­باشند و اشاره ضمني اندکي به آينده دارند. فراتر از فهميدن رابطه بين داده­ها، که به اطلاعات منتهي مي­شود، درک رابطه بين اطلاعات و استخراج الگويي براي توليد مفهومي مستقل با قابليت تکرار و پيش بيني مطرح است که منتهي به دانش مي­گردد.

تبدیل داده­ها به اطلاعات توسط یک پردازنده اطلاعات انجام می شود.­پردازنده اطلاعات یکی از عنصر کلیدی سیستم ادراکی است. پردازنده اطلاعات می­تواند شامل عناصر رایانه­ای، عناصر غیر­رایانه ای یا ترکیبی از آن دو باشد (مک لوید، ۱۳۸۷، ص ۱۶-۱۵). شاید بتوان اطلاعات را لایه­ای بین دو لایه داده­ها و آگاهی دانست. داده­ها مواد خام اطلاعات را فراهم و اطلاعات خبری را منتقل می­سازند و این آگاهی است که محتوای خبر را تحلیل می­کند (طالقانی، ۱۳۸۲، ص ۱۷۸).

اطلاعات در سیستم­های سازمانی مختلط انسان و ماشین از منابع زیر تغذیه می­شود: ۱- دستیابی اطلاعات محیط عملکرد مدیریت؛ ۲- روشهای ذخیره اطلاعات جهت عملکرد سیستم­های عامل؛ ۳- روش­های انتقال اطلاعات و نحوه ایجاد ارتباط و ذخیره­ سازی و بازیابی.

اطلاعات، در محیط رقابتی امروزه، برگ برنده شرکت­های بزرگ تجاری می­باشد و به عنوان منبعی حیاتی به شمار می­رود (گوپتا^[۶]، ۲۰۱۱، ص ۸). داشتن اطلاعات غنی­تر، عامل برتری کشورها بر یکدیگر شناخته می­شود (اسکندری و باقری، ۱۳۹۱). از آنجا که گردآوری اطلاعات به روش دستی و معمولی برای شرکت­های چند ملیتی بزرگ غیر ممکن می باشد پس از آنها به سیستم های اطلاعاتی برای پر کردن این خلاء روی آورده اند. اطلاعات لازمه تصمیم­گیری است و امروزه پدیده­ای چون انفجار اطلاعات، آلودگی اطلاعات و آنارشی اطلاعات مطرح است که لازمه استفاده مفید از اطلاعات در این آشفته بازار وجود سیستم های اطلاعاتی یکپارچه و منسجم برای تنظیم و منظم کردن اطلاعات برای استفاده کاوشگران  اطلاعات می باشد. مدیران، همچنین به یکی از دو سبک متفاوت استفاده از اطلاعات به عنوان راههایی برای استفاده از اطلاعات برای حل مشکل استفاده می کنند.

1. سبک سیستماتیک (Systematic): مدیر توجه خاصی برای پیگیری روش از پیش توصیه شده حل مشکل، مانند روش سیستم­ها دارد.
2. سبک حسی (Intuitive): مدیر به هیچ روش قطعی توجهی نداشته اما روشی را برای وضعیت خاص، تغییر می دهد (طالقانی، ۱۳۸۲، ص ۱۷۹).

دانش: صرفاً مجموعه­اي از اطلاعات غير مرتبط با يکديگر نيست بلکه ارتباط منسجم و يکپارچه بين اطلاعات است. اين الگوي استخراج شده از رابطه بين داده­ها، اطلاعات و دانش (شکل ۲-۱)، در واقع يک مفهوم مستقل قابل درکي است که به نوبه خود از قابليت اطمينان و پيش بيني و کامل بودن برخوردار بوده و داراي پويايي خاص خود مي­باشد. به عبارتی دانش عبارت است از تغییر داده به اطلاعات و سپس اطلاعات به دانش (گوتشالک^[۷]، ۲۰۰۷؛ واکارو و همکاران^[۸]، ۲۰۱۰).

…………………….

……………………….

……………………..