پیشینه تحقیق ومبانی نظری سیستم اطلاعات منابع انسانی

سیستم اطلاعات منابع انسانی

سیستم اطلاعات مدیریت

نگرش سيستمي به جهت جامعيت بالقوه ، به يکپارچگي و هماهنگي اطلاعات موجود در سازمان کشيده مي شود و عاليترين نمود نگرش سيستمي  به سازمآن ها ، به استقرار سيستمهاي اطلاعات مديريت منجر مي شود . اين سيستمها  که گرد آوري و سازماندهي داده ها و توليد اطلاعات و انتقال آن را به مديران به انجام مي رسانند ،همچون ناظري  مقتدر در تمامي سطوح سازمآن ها حضور يافته  و حيطه معرفتي مدير را توسعه داده و بينش وي را براي اتخاذ تصميمات صحيح مهيا مي سازد ( طالقاني ،۱۳۸۲: ۲ ) .

به علت گستردگي و پيچيدگي موجود در سيستمها ، مديران اطلاعات و متخصصان اطلاعاتي به سيستمهاي اطلاعاتي يعني سيستمهايي که به کمک ابزار هاي رايانه اي و فن آوري اطلاعات به گرد آوري اطلاعات و پردازش سيستم ها مي پردازند روي آورده اند . البته سيستم هاي اطلاعاتي به آن نقطه نرسيده اند که بتوانند فکر کنند ،  برنامه ريزي کنند و به چگونگي تغييرات واکنش دهند . هنوز چندين اتاق براي افراد که  اين سيستم ها را اداره مي کنند وجود دارد . بايد توجه داشت که فقط يک اقليت کوچکي از اين افراد عملاً

سيستم هاي رايانه اي  يا سيستم هاي فن آوري اطلاعات را طراحي مي کنند . تعدا ز يادي از اين افراد کاربر نهايي هستند مانند مديران ، کارکنان اداري و  ديگران که از رايانه در زمينه هاي شغلي خود استفاده مي کنند ( کورتين^[۱]  و همکاران ، ۱۹۹۸: ۲۳ ) .

انبوه اطلاعاتي که در پايگاههاي داده شرکتها ذخيره مي شود اکثراً آنقدر زياد هستند که براي مديران ، بي معني ( و غير قبل استفاده ) مي شوند . اين آثار ناشي از هرج و مرج در حجم انبوه اطلاعات ، نياز به يک سيستم اطلاعاتي براي رده بندي و تقسيم بندي آن براي استفاده هر چه  بيشتر از آن را مبرا مي سازد .

سيستمهاي اطلاعاتي ريشه در تصاوير غار ها دارند و اعضاي يک قبيله با استفاده از اين سيستمهاي بسيار اوليه داد و ستد هاي خود را انجام مي دادند . وقتي ميزان دادوستدها اندك و تعداد افرادي كه بايكديگر ارتباط برقرار مي كنند انگشت شمار باشد ميتوان كارهارابا استفاده از اين سيستمها انجام داد ، اما چنانچه ميزان معاملات  افزايش افزايش   پيدا کند و افراد بيشتري نيز در اين فعاليتها در گير شوند  سيستمهاي مورد استفاده بايد به مراتب پيشرفته تر باشد. ( بهان ، ۱۳۸۷ : ۶ ) .

بايد توجه داشت که سيستم هاي اطلاعاتي با مديريت اطلاعات تفاوت دارند ، بطوريکه سيستم هاي اطلاعاتي در خدمت مديريت اطلاعات تحت عنوان سيستم هاي اطلاعات مديريت قرار گرفته و از آن استفاده مي کند . سيستمهاي اطلاعاتي به معني گرد آوري ، ذخيره ، پردازش ، پردازش اشاعه و استفاده از اطلاعات است اين مساله به نرم افزار و يا سخت افزار محدود نمي شود بلکه اهميت انسان و هدفهايش را در استفاده از فن آوري ، ارزشها و معيار هايي که در اين انتخاب به کار مي رود ،  همچنين ارزيابي نهايي از اينکه اين ابزار وسيله ي براي رسيدن به هدفهايش بوده اند يا خير را در بر مي گيرد. در صورتي  که هدف  از مديريت اطلاعات ارتقاي کار آيي سازمان از طريق تقويت تواناييهاي آن براي برآوردن نياز هاي دروني  و بروني آن در يک وضعيت فعال و پويا ، تثبيت شده است . امروزه مديران ارزش رقابتي و استراتژيکي سيستمهاي اطلاعاتي را به خوبي تشخيص مي دهند . در ميان سرمايه هاي يک سازمان اعم از نيروي انساني ، و براي تماس و اطلاع رساني از سيستم  هاي کامپيوتري استفاده  مي شود . اين سيستم اطلاعاتي موجب خواهد شد که تماس هاي بين مقامات بالا و پايين سازمان با کارايي بيشتري صورت گيرد . براي مثال ، رئيس شرکت معروف مايکرو سافت ، از طريق سيستم پست الکترونيکي شرکت ، به صورت منظم با کارکنان در تماس است ؛ او هر روز به تعداد زيادي از پيام ها پاسخ مي دهد . در شرکت زيراکس هر ماه از ۴۰ هزار مشتري نظر خواهي مي شود ، اين داده ها جمع آوري و خلاصه مي شوند و نتيجه به مقامات بالاي سازمان داده مي شود( طالقاني ،۱۳۸۲: ۲ ۷).

۲-۲-۲- تکنولوژي پيشرفته اطلاعاتي

سازمآن ها عصر کامپيوتر را به سرعت پشت سر مي گذارند و وارد عصر اطلاعات ( دهه ۱۹۹۰ ) مي شوند ، يعني عصري که انقلاب ريز پرداز ها را به همراه دارد يک ريزپردازنده شامل يک ذره نيمه هادي است که مي تواند در چشم به هم زدن ده ها هزار عمليات حسابداري انجام دهد ، که تمام آن ها در فضايي کمتر از يک ناخن دست جاي مي گيرد . اين انقلاب توانست موجب پيدايش سيستم مکانيزه منسجم گردد . ريز پردازنده ها اين امکان را به وجود آورده اند که کامپيوتري هاي بسيار بزرگ که داراي سيستم متمرکز هستند به صورت کامپيوتر هاي شخصي در آيند که در نقاط مختلف و فاصله هاي دور از هم ( در سازمان ) پراکنده اند ، و هريک از آن ها توان بسيار محاسباتي  بر خوردار است گذشته از اين ، يک کامپيوتر  که در يک نقطه دور افتاده قرار گرفته است به يک شبکه سراسري کامپيوتر  متصل مي شود که به صورت فزاينده اي قدرت ارتباط مديريت سازمان با جاهاي ديگر را بالا  مي برد . افزايش توان گروه مديران باعث شده است که ريز پرداز ها بتوانند در تکنولوژي اداري سازمان نقش بزرگ تري ايفا نمايند . در واقع نقشي که اين ريز پرداز ها در سيستم مديريت دارند به اندازه نقشي است که سيستم مکانيزه منسجم در صحنه توليد دارد ( دفت^[۲] ،ترجمه فارسی، ۱۳۸۰: ۲۴۶ ) .

سيستم اطلاعاتي مديران اجرايي، سيستم تصميم گيري گروهي و سيستم پيام دهنده الکترونيکي از مهم ترين ويژگي هاي پيشرفته اطلاعاتي هستند . سيستم اطلاعات مديران اجرايي^[۳] عبارت است از کاربرد تکنولوژي کامپيوتري براي تامين نيازهاي اطلاعاتي مديران اجرايي سازمان . براي مثال ، مدير عامل يکي از شرکتهاي معروف آمريکا توانست براي  مقايسه عملکرد نيرو هاي کاري مستقر در آمريکا و ساير واحد هاي شرکت که در اروپا يا نقاط ديگر دنيا مستقر بودند از کامپيوتر شخصي خود استفاده کند . بر روي صفحه کامپيوتر اين مقام ارشد سازماني جدول هايي به رنگ هاي مختلف پديدار مي گشت که ميزان باز دهي مناطق يا واحد هاي مختلف ، در نقاط مختلف دنيا را نشان مي داد . او با استفاده از اين داده ها به اين مساله پي برد که فروشندگان واحد هاي خارج از آمريکا ( در مقايسه با فروشندگان امريکايي ) وقت بيشتري صرف مراجعه و باز ديد از فروشگاه هاي کوچک مي کردند ، که در نتيجه او توانست با اقدام مقتضي و تصميم به موقع اين مساله را حل کند ، و هزينه نوع خدماتي را که به فروشگاه هاي کوچک داده مي شد پايين آورد . سيستم اطلاعاتي مديران اجرايي اين ظرفيت را دارد  که بتوان آن را براي تصميمات برنامه ريزي نشده ( مثل تعيين استراتژي شرکت و نوع واکنشي که بايد در برابر شرکت هاي رقيب نشان داد ) به کار برد(جیمز^[۴]،ترجمه فارسی ،۱۳۸۶: ۱۳۴) .

گروه افزار يا تشکيل ميز گرد از راه دور  اين امکان را به وجود مي آورد  که چندين عضو يک گروه ، با استفاده از کامپيوتر هاي شخصي خود ، در نقاط مختلف دنيا جلسه تشکيل دهند . به صورت گروهي تصميم بگيرند . براي مثال ، مديراني که در اين گرد همايي ها مشارکت مي کنند مي توانند دور يک ميز کنفرانس بنشينند ، يا در دفاتر خود باقي بمانند ، ولي هر يک از آن ها به سيستم کامپيوتري متصل هستند که بر روي صفحه آن پيشنهادها و نظر هاي ساير اعضا نوشته مي شود . همه کساني که در چنين جلسه کامپيوتري مشارکت مي کنند ، جملات همانندي بر روي صفحه تلويزيون خود مي بينند ، که در نتيجه مي توانند تبادل نظر بنمايند ، اختلاف نظر ها را از بين ببرند ، در نتيجه کار اطلاع رساني و مشارکت در تصميم گيري بسيار اسان مي گردد(دفت ،ترجمه فارسی، ۱۳۸۰: ۲۴۷ ) .

۲-۲-۳- کاربرد تکنولوژي پيشرفته اطلاعاتي

تکنولوزي پيشرفته اطلاعاتي مديران را قادر مي سازد تا با سازمان ، محيط و يکديگر ارتباط بيشتر و بهتري بر قرار نمايند . فايده هايي که اين تکنولوژي براي فرايند مديريت داشته است به شرح   زير مي باشد :

۲-۲-۳-۱-مشارکت بيشتر در تصميم گيري  

مديران براي ايجاد ارتباط بين خود بايد مقداري وقت و نيرو صرف کنند . با استفاده از تکنولوژي پيشرفته اطلاعاتي مي توان مقدار وقتي که در اين راه صرف مي نمايند يا تلاشي که آنان در اين باره  مي کنند را کاهش داد ، به ويژه زماني که مديران از نظر فيزيکي در فاصله دور از هم قرار دارند . براي مثال کسي که مي خواست محصول جديدي را توليد و عرضه نمايد ،  در رابطه با ويژگي هاي آن محصول يک پيام الکترونيکي فرستاد ، و در رابطه با ويژگي محصول جديد نظر خواهي کرد . او بيش از ۱۵۰ پيشنهاد از هر گوشه اي از جهان دريافت کرد ، که تقريباً همه آن ها از کساني بودند که وي هيچ شنايي با آن ها نداشت . گذشته از اين ، نتيجه تحقيقات نشان مي دهد که تکنولوژي يشرفته اطلاعاتي باعث مي شود که تماسهاي بين مديران رده بالا و رده پايين سازمان افزايش يابد . مديران رده مياني سازماني مي توانند به صورتي مستقيم با مدير تماس بگيرند ، و يک معاون مي توند به صورت مستقيم با مهندس يک طرح ارتباط بر قرار نمايد . در يکي از برگ ترين خرده فروشي هاي دنيا که انواع شيريني و شکلات توليد و عرضه مي کند ، کارکنان واحد ها و شاخه هاي مختلف سازمان با استفاده از سيستم ارتباط الکترونيکي به صورتي مستقيم با مديرعامل تماس مي گيرد و ديدگاه  ها ي نشريه هاي خود را درباره محصولات شرکت رقيب و واکنش مشتريان به اطلاع وي مي رسانند .  شرکت زيراکس توانست با استفاده از اين سيستم ، مشارکت  مديران  ارشد را در تصميم گيريها از پانزده نفر به حدود يکصد نفر برساند ، و اين انديشه است که تعداد را به ۵۰۰ مدير افزايش دهد(بهشتیان و ابوالحسنی، ۱۳۸۷: ۳۴) .

…………………………

………………………..

………………………..